Tapahtuman järjestämisessä on useita liikkuvia osia, joiden koossa pitäminen helpottuu huomattavasti huolellisella ennakkovalmistelulla.
Aloita listaamalla tapahtuman peruspilarit, joka toimii samalla järjestelyiden muistilistana: Mitä, miksi, kenelle, milloin ja missä. Näihin kysymyksiin vastaamalla pääset jo pitkälle tapahtumajärjestelyissä. Muista myös esiintyjien ja varamiesten listaaminen sekä tapahtuman jälkeen tehtävät toimenpiteet.
1. Mitä ja miksi?
- Mieti, mitä ollaan tekemässä ja miksi. Asia voi vaikuttaa itsestään selvältä, mutta kannattaa silti kirjata tapahtuman tarkoitus ja erityisesti tavoitteet. Näin kaikilla järjestelyihin osallistujilla on sama käsitys tapahtumasta ja mitä sillä tavoitellaan.
-
Tee valmisteluiden aikataulu hyvissä ajoin etukäteen. Tee myös tapahtuman runko jo valmisteluvaiheessa. Se muuttuu itse tapahtumaan mennessä, mutta näin sinulla on helpompi miettiä yksityiskohtia, jotka muutoin saattavat unohtua.
2. Kenelle: Varmista, että tapahtuma saavuttaa kohderyhmäsi
- Listaa kenelle tapahtuma sopii ja missä ilmoitus tapahtumasta näkyy heille parhaiten. Sähköpostilistojen tarkistus, käytössäsi olevat sosiaalisen median kanavat ja luonnollisesti yhteisösi verkkosivut ovat kanavia, jossa voit markkinoida tapahtumaa. Kannattaa miettiä myös yhteistyökumppaneita, joiden kanavissa voit saada näkyvyyttä.
- Rakenna houkuttava viesti – Tuo selkeästi esille miksi tapahtuma järjestetään ja kenelle se on tarkoitettu. Näin varmistat myös osallistujien tyytyväisyyden.
- Valmista ja varmista, oikolue, speksaa ja pyydä muutama kommentoija materiaaleille. Tiedote- ja markkinointimateriaalia tarvitset muun muassa verkkosivuille, sosiaaliseen mediaan ja esittelylehtiseen. Pitäen mielessä tässäkin tapahtuman tarkoitus ja kohderyhmä.
- Muista myös kuvankäyttö- ja muut juridiset oikeudet käyttämissänne materiaaleissa ja kuvissa.
3. Milloin ja missä?
Tapahtumapaikka saattaa määrittää tapahtuman ajankohdan. Kartoita siis hyvissä ajoin eri vaihtoehdot. Tässäkin kohtaa tarvitaan pikku lista asioista, joita tiloilta vaaditaan, lähtien jo osallistujien määrästä. Tarvitsetko audio-välineitä, järjestetäänkö tarjoilua, onko tilatarvetta tuote- tai palveluesittelyille? Kustannuksista kannattaa olla erityisen tarkkana, jottei laskuun ilmesty palveluita, jotka luulit kuuluvan tilavuokraan.
Listaa vastaukset vielä yhteen kysymykseen: Ketkä?
Esiintyjät ja järjestäjät, tietenkin. Informaation katkosten välttämiseksi pidä säännölliset palaverit järjestelytoimikuntasi kanssa ja briefaa esiintyjät ajoissa.
Järjestelytoimikunnan järjestäytyminen
Pidä huolta siitä, että tehtävät on jaettu ja vastuutettu. Vaikka miten ajattelisi, että kyllä ehdin katsoa tämän ja tuon, ei se käytännössä toimi. Kesken tohinaa sitä saattaa löytää itsensä tekemässä jotain täysin triviaalia tai jokin tärkeä osa, kuten esimerkiksi osallistujamäärän laskeminen, jää tekemättä. Nyt kannattaa delegoida!
Esiintyjien brief – Rakenna sujuvasti etenevä sisältö
- Kerro puhujille ja muille esiintyjille ajoissa ennen tapahtumaa, mitä heiltä odotetaan. Mikä on tapahtuman aihe, mistä muut puhujat kertovat. Näin tapahtumasi saa eheän kokonaisuuden ja puhujat voivat helposti rakentaa oman viestinsä muiden esityksiin liittyen.
- Harvoin onnistutaan keräämään kaikki esiintyjät yhtä aikaa palaveriin ennen tapahtumaa. Mutta jo tapahtumarunko ja esiintyjien puheenaiheet esiintyjille etukäteen jaettuna helpottavat heidän onnistumistaan.
- Esitysmateriaalit kannattaa kerätä etukäteen yhdelle koneelle, jotta tapahtuma sujuu jouheasti. Jos esiintyjän presentaatio tai läppäri ei jostain syystä toimi odotetusti, voit nopeasti siirtyä koneenkäyttäjäksi esityksen avuksi.
Osallistujamäärän seuranta
Usein olemme erittäin innokkaita ilmoittautumaan kaikkiin kivoihin ja innostaviin tilaisuuksiin ja tapahtumiin. Väki kuitenkin vähenee ajan kuluessa eri syistä eikä pääse paikan päälle, eivätkä tule peruttaneeksi osallistumistaan. Maksuttomassa tapahtumassa osallistujamäärä voi olla jopa puolet ilmoittautuneista. Tätä tilannetta voit välttää pitämällä mielenkiintoa yllä: Lähetä heille väliaikapostia kuukautta ennen, viikkoa ennen ja päivää ennen tapahtumaa. Etukäteismarkkinointi vahvistaa epävarmojen osallistujien mietintää ja kasvattaa kiinnostusta.
Ennakoi vielä mahdolliset ongelmatilanteet
Tapahtumasta riippuen mitä vain voi tapahtua. Ja parhaiten oppii tekemällä. Mitä enemmän tapahtumia on järjestänyt, sitä paremmin pystyy valmistautumaan yllättäviinkin – ja välillä hupaisiin – tilanteisiin. Milloin esitysmateriaali on väärä, esiintyjä myöhästyy, aikataulu pettää ja vaikkapa sähköt katkeavat kesken päivän. Sähköjen katkeaminen on onneksi sentään harvinaisempaa. Mutta tähänkin on ratkaisuna esiintyjien valmentaminen ennakkoon. Voit vaikka järjestää extempore-paneelin, kun puhujat ovat saaneet ennakkoon hyvän kuvan toistensa aihepiireistä.
Ja se tärkein: Muista jälkihoito
Saat osallistujilta arvokasta tietoa osallistujien tyytyväisyydestä ja tilaisuuden onnistumisesta jo paikan päällä. Voit jakaa lyhyen kyselyn poistuville osanottajille. Varmimmin saat palautetta lähettämällä osallistujille kiitosmeilin, jossa samalla pyydät palautetta. Palaute kannattaa ehdottomasti pyytää esiintyjiltä ja järjestäjiltä.
Heille, keneltä olette saaneet sähköpostimarkkinoinnin luvan, voit lähettää pari viikkoa tilaisuuden jälkeen lyhyen uutiskirjeen tilaisuudesta ja toiminnastanne.
*****
Pitkästä listasta huolimatta ei huolta kuitenkaan! Pidä vain mielessäsi kysymykset: Mitä, miksi, kenelle, milloin ja missä? ja tapahtuma on jo puoliksi suunniteltu! Onnea järjestelyihin!